sábado, 17 de abril de 2010

PASAR DEL REGENTE DE FARMACIA TODERO AL TRABAJO POR OBJETIVOS

No son pocas veces que se tienen dudas de la real necesidad de la cantidad de personal para una farmacia-droguería y es que los ritmos de trabajo son muy diferentes por días, por momentos pasando del "aburrimiento" absoluto al ahogo total por congestión de tareas a cumplir. Igualmente, he sentido que al no haber claridad en las funciones y responsabilidades los errores o los éxitos quedan en nadie o en todos.


Una buena planificación, organización del trabajo sin duda ayuda a racionalizar gastos en personal, control de tareas y clara responsabilidad en las funciones de cada quién y en cada momento. Los toderos deben de desaparecer pero debe fortalecerse el trabajo en equipo. Se hace necesario un reparto de tareas, responsabilidades e incentivos por el trabajo bien hecho. Esto es lo que se llama en la nueva administración, EL TRABAJO O DIRECCIÓN POR OBJETIVOS.

El trabajo por objetivos tiene tres momentos:


I MOMENTO: EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN O FUNCIONES

● Definición de todas las tareas que se realizan en la farmacia (pedidos, recetas, dispensación, almacén, etc.).

● De existir tareas complejas, se debe hacer tener el proceso o procedimiento claramente descrito para ejecutarlas (incluso con un flujograma o ruta crítica que lo ilustre).

Luego jerarquizar la importancia de cada tarea (1 prioridad máxima, 3 prioridad mínima), para evitar que, en momentos de duda, queden sin hacer los trabajos más importantes.
● Definir la frecuencia de realización de cada tarea (diaria, semanal, mensual) y el horario ideal o necesario para ejecutarla (evitando que haya momentos en que el personal esté inactivo).

● Identificar los puntos críticos de cada tarea. por ejemplo, en la recepción de pedidos serán los descuadres de stock, en las recetas puede ser el número de devoluciones o en los pedidos el número de faltas o el índice de rotación.

II MOMENTO: REPARTO DE LAS TAREAS Y FUNCIONES

● Desde el conocimiento del perfil de los empleados (conocer los puntos fuertes de cada uno), asignar responsabilidades para cada tarea. Siempre debe haber un primer responsable y un segundo responsable (de manera que siempre haya una persona que lo realice).
● Definir y explicar a cada responsable los procesos, importancia y frecuencia de cada tarea.
● Definir objetivos a lograr desde los puntos críticos anteriormente identificados.

III MOMENTO: MOTIVACIÓN AL TRABAJADOR CON SUS RESPONSABILIDADES


● Tener un plan de incentivos que premien la calidad de trabajo que ya se puede medir. Este incentivo puede rondar un 5-10% del salario fijo del trabajador.
● Mantener informados y con seguimiento al equipo, de manera que conozcan lo que se espera de ellos y si lo están haciendo bien:
– con reuniones mensuales que analicen el trabajo realizado.
– haciéndoles sentir que su trabajo es imprescindible para la evolución de la farmacia.



TIPS
● Definir por escrito el Manual de Organización interno de la farmacia.
● Nombrar responsables para cada trabajo y puntos de control de la eficacia de su ejecución.
● Motivación del personal.


TF Aura María Portilla Mera

regfarmacia@gmail.com